Copy-paste? Was het maar waar

Patiëntengegevens overdragen van de ene zorginstelling naar de andere, appeltje-eitje toch? Helaas. Door de verschillende ICT-systemen is het vooral een tijdrovende klus.

Stel je hebt een bed nodig en gaat naar een grote woonwinkel om dat te kopen. In die winkel staan de bedden, de matrassen én de bijbehorende zaken als dekbedden en kussens op drie verschillende afdelingen. Op elke afdeling moet je voor de thuisbezorging al je gegevens opnieuw invullen in telkens een net iets anders klantensysteem. Grote kans dat je de derde keer staat te stampvoeten, want hóe onhandig is dat? Het is niet alleen frustrerend en tijdrovend, het verhoogt ook de kans dat je fouten maakt. In de snelheid kun je je zomaar vergissen in bijvoorbeeld een cijfer van je huisnummer en dan zit je straks thuis met een bedframe, een kussen en een dekbed, maar zonder matras.

De overdracht van patiëntgegevens van bijvoorbeeld een ziekenhuis naar een verpleeghuis lijkt huiveringwekkend veel op bovenstaande situatie. Omdat vrijwel elke zorginstelling met een eigen digitaal systeem werkt, moeten die gegevens elke keer opnieuw, handmatig worden ingevoerd. Zelfde patiënt, zelfde gegevens, ander formulier.

Digitalisering in de zorg is niet nieuw. Al een flink aantal jaren worden gezondheidsgegevens van patiënten opgeslagen met behulp van complexe ICT-systemen die speciaal hiervoor zijn ontwikkeld. Voor wie ermee werkt is het zowel een zegen als een last. Aan de ene kant is het fijn dat papierstapels zijn vervangen door overzichtelijke digitale dossiers, aan de andere kant kost het zorgprofessionals veel tijd omdat systemen niet op elkaar aansluiten. Eenvoudige copy-paste van het ene digitale formulier naar het andere is meestal onmogelijk. Dan zit er niks anders op dan alles handmatig opnieuw in te vullen. Hiervoor geldt hetzelfde als voor het beddenpaleis: het is tijdrovend, het verhoogt de kans op fouten en op verlies van informatie. Een bron van ergernissen voor iedere verpleegkundige en verzorgende.

Kostbare tijd

Met het idee dat dit een stuk beter kan, doen onder andere BovenIJ ziekenhuis en verpleeghuis- en wijkzorgorganisatie Zonnehuisgroep Amstelland mee aan de proeftuin eOverdracht in Amsterdam en omgeving. Doel is om het proces van informatieoverdracht niet alleen gebruiksvriendelijker, maar vooral efficiënter te maken. De kennis die via deze proeftuin wordt opgedaan, wordt gebruikt voor de landelijke invoering van de eOverdracht.

Anita Veenstra is oncologieverpleegkundige in het BovenIJ ziekenhuis en werkt met een elektronisch zorgdossier waar alle gegevens in staan: wat zijn de klachten, welke behandeling, wie is de behandeld arts? Zij vult op haar beurt de informatie over het verdere verloop van de behandeling in. Tot zover is het nog te overzien. Het wordt pas ingewikkeld als ze de patiënt moet overdragen. “Dan moet ik een transferdossier aanmaken in een ander systeem. Dat gaat niet automatisch en daarom schakel ik steeds tussen die twee. Per patiënt ben ik er minstens een half uur mee bezig.”

Sigrid Olde Scheper is transferverpleegkundige en collega van Anita. Zij zorgt dat de patiënt uiteindelijk met de juiste aangevraagde zorg het ziekenhuis verlaat. “De overdracht is ook voor mij redelijk omslachtig. Ik moet tussen dossiers wisselen. Vaak ontbreekt er informatie die ik moet opzoeken. Dat is kostbare tijd, terwijl het voor patiënten beter is dat zo snel mogelijk het volgende traject, bijvoorbeeld revalidatie, in gang wordt gezet.”

Word-bestandje

Ook voor Niels Geul, wijkverpleegkundige bij Zonnehuisgroep Amstelland, zijn die verschillende systemen lastig om mee te werken. Hij krijgt het digitale patiëntdossier van de klantenadviseur, die de overdracht van het ziekenhuis heeft verwerkt in hun eigen systeem. “Wij willen de voorgeschiedenis van een patiënt hebben, zodat we snel de nodige hulp kunnen inschakelen. Het dossier dat ik in handen krijg is al een paar keer overgeheveld van systeem naar systeem en is vaak beperkt. Dan mis ik bijvoorbeeld informatie over de huisarts, de woonsituatie of eerdere ziekenhuisopnamen. Het is frustrerend voor de patiënt en voor mij als ik dat allemaal nog een keer moet vragen.

Gaat één van Niels’ patiënten naar het ziekenhuis dan ontstaan dezelfde problemen. “Omdat er geen duidelijke afspraken zijn, zetten we de informatie zo goed mogelijk in een Word-bestandje. Daardoor krijgt het ziekenhuis van ons geen eenduidige, overzichtelijke overdrachten. Het vergroot de kans dat we voor hen relevante informatie niet vermelden.”

Bij de bron

Dat zorginstellingen elk met een eigen systeem werken, is niet het probleem. Het probleem is dat die systemen niet met dezelfde taal en gegevens werken. Daardoor wordt het onmogelijk om onderling informatie over te dragen. Dat hangt samen met onder meer de complexiteit van dit soort ICT-systemen en met geld.

Anita Veenstra is naast oncologieverpleegkundige ook chief nursing information officer (CNIO). Een functie die is ontwikkeld om IT-toepassingen in zorginstellingen beter te laten aansluiten op de verpleegkundige en verzorgende praktijk. “Die ene dag in de week dat ik als CNIO werk, hou ik me, kort gezegd, bezig met de digitalisering van verpleegkundige processen. Belangrijk, want hoe beter die processen verlopen, hoe beter wij ons werk kunnen doen.” Ze vindt niet dat de zorg achterloopt op gebied van ICT, wel dat het beter kan. “We kunnen bijvoorbeeld veel meer uit het elektronisch zorgdossier halen. Als gegevens eenduidig worden geregistreerd bij de bron, dus bij huisarts en thuiszorg, dan zou dat al een heel goed begin zijn. Dan kan elke zorginstelling er vanuit daar weer verder mee werken. Nu moeten we vaak gegevens overtypen, maar ook aanvullende informatie opzoeken en dat kost tijd. Tijd die we niet kunnen besteden aan de zorg.”

Terug naar de woonwinkel. Daar hoef je niet bij elke afdeling al je gegevens in te vullen. Sterker nog: als je daar binnen komt wandelen weet je al of het bed dat je wilt op voorraad is, of de kussens er zijn en hoe lang het duurt voordat het matras bij je thuis wordt afgeleverd. Natuurlijk gaat het hier niet om een zorgomgeving en privacy-gevoelige informatie, maar hun ICT-systeem lijkt in ieder geval behoorlijk efficiënt te werken. Misschien kan dat copy-paste overgenomen worden.

Meer weten?

• De overdracht in beeld - bekijk de video! 
• Bekijk de themapagina Digitale verslaglegging.
• Lees het artikel 'Amsterdamse proef: enorme tijdsbesparing bij e-overdracht'.
  
  Vanaf begin 2020 kun je reageren op berichten via het nieuwe verenigingsplatform van V&VN. Wil je nu al een reactie kwijt? Praat mee op social media.